In den letzten Jahren sind wichtige Neuerungen im Bereich der Kassen in Kraft getreten, darunter die GoBD und die Kassennachschau. Seit 2020 gibt es eine weitere Änderung für elektronische Kassensysteme zu beachten: Die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV). Den neuen Anforderungen an Registrierkassen zufolge müssen damit sämtliche Kassenvorgänge nun nicht nur mittels Bon belegt werden. Vor dem Hintergrund der Fiskalisierung müssen sie auch manipulationssicher gespeichert und dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Ziel der KassenSichV ist dabei noch stärker gegen Kassenmanipulationen vorzugehen und damit auch verlorenen Steuergeldern entgegen zu wirken.

Was das für dich als Unternehmer heißt und was du künftig beachten musst, erfährst du hier. Wir haben die wichtigsten Informationen für dich zusammengefasst.

Was ist die KassenSichV?

Die Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017 bezeichnet eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards festlegt, um Manipulationen an Registrierkassen zu verhindern. Sie geht mit neuen Anforderungen an Kassen-, Abrechnungs-, Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme einher und verschärft damit die Regelungen für Unternehmer und Gründer. Grundlage für die KassenSichV ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, auch Kassengesetz oder KassenG genannt.

Die KassenSichV sieht vor, dass bis zum 30.09.2020 alle Registrierkassen in Deutschland, sofern es die Bauart technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Durch diese Sicherheitseinrichtung werden Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher gespeichert und ein Code zurück an die Kasse geliefert. Dieser Code muss auf jeden Verkaufsbeleg gedruckt werden. Die TSE ermöglicht es damit dem Finanzamt, sämtliche Transaktionen der Kasse jederzeit zu kontrollieren. Mit der Kassensicherungsverordnung müssen sämtliche elektronischen Aufzeichnungen zu Barumsätzen, die durch ein Kassensystem erfasst werden, vor jeglicher Manipulation geschützt werden.

Zusammengefasst: die 3 Eckpunkte der Kassensicherungsverordnung

  • Belegausgabepflicht: Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen und den Kunden zu Verfügung gestellt werden.

  • Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Alle Kassensysteme müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.

  • Kassenmeldepflicht: Elektronischen Kassen, die über eine TSE verfügen, müssen beim Finanzamt gemeldet werden.

Was ist die Belegausgabepflicht?

Seit dem 1. Januar 2020 sind alle Betriebe mit elektronischen Kassensystemen im Rahmen der KassenSichV zu einer Belegausgabe verpflichtet. In der Gastronomie beispielsweise muss dem Gast daher zu jedem Geschäftsfall ein Beleg – in Papierform oder digital – zur Verfügung gestellt werden. Dabei muss der Beleg die Seriennummer der Kasse oder der technischen Sicherheitseinrichtung, den Signaturzähler und einen Prüfwert beinhalten. Wird der Beleg dem Kunden elektronisch, z.B. als PDF, zur Verfügung gestellt, ist ein Papierausdruck nicht mehr erforderlich. In einigen wenigen Ausnahmefällen kann ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht gestellt werden. In diesem Fall kann sich der Unternehmer an das Finanzamt wenden. Generell handelt es sich dabei aber um eine wichtige Maßnahme, um getätigte Verkäufe zu dokumentieren, damit Geschäftsvorfälle nachträglich nicht storniert werden können.

Was ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Mit der Kassensicherungsverordnung müssen alle digitalen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Sie ist für die Erstellung der Signatur und die Speicherung des Journals zuständig. Dadurch soll sichergestellt werden, dass mit einer digitalen Kasse getätigte Einzelaufnahmen nachträglich nicht manipuliert werden können. Die Daten sollen somit so aufgezeichnet und erfasst werden, dass es nachträglich nicht mehr möglich ist, diese zu ändern oder zu löschen. Die Sicherheitseinrichtung kann als zusätzliche Hardware oder als Cloud Lösung bezogen werden.

Alle Kassensysteme von Octobox sind mit TSE ausgestattet.

Kassensysteme für die Gastro
Kassensysteme für den Handel

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Die Kassenmeldepflicht als weiterer Bestandteil der Kassensicherungsverordnung besagt Folgendes: Sind beispielsweise bei gastronomischen Betrieben digitale Kassen in Verwendung, müssen diese ihrem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Damit wird der Schutz vor Manipulationen und Steuerhinterziehung noch mehr verstärkt. Die Kassenmeldepflicht sorgt dafür, dass überprüft und sicherstellt werden kann, dass alle Betriebe mit gesetzeskonformen Kassensystemen arbeiten. Grundsätzlich gilt jedoch, dass eine Kasse dem Finanzamt erst dann gemeldet werden muss, wenn sie über eine zertifizierte TSE verfügt. Auch wenn du deine Kasse wieder außer Betrieb nimmst, muss das Finanzamt darüber informiert werden.

Informationen, die das Finanzamt unter anderem benötigt:

  • Mit welchem Kassensystem arbeitest du?

  • Mit wie vielen Kassen arbeitest du?

  • Seit wann arbeitest du mit dieser/diesen Kassen?

Was sind die Vorteile der KassenSichV für Unternehmer?

Zusätzliche Vorschriften im Rahmen der KassenSichV einhalten zu müssen löst auf den ersten Blick keine Begeisterung aus. Die Investition in ein Kassensystem, das den Regelungen der Kassensicherungsverordung entspricht, kann sich allerdings auch für Unternehmer auszahlen. Denn die Verordnung hat einen großen Vorteil: Sie erleichtert auch die Buchführung.

  • Schutz vor Manipulationen: Deine Daten können jetzt nicht mehr manipuliert werden. Vor allem durch die technische Sicherheitseinrichtung kannst du dir nun sicher sein, dass Transaktionen nachweislich korrekt sind.

  • Rechtssicherheit: Dadurch ergibt sich gleichzeitig auch Rechtssicherheit. Mussten Unternehmer bisher beweisen, dass ihre Aufzeichnungen richtig sind, ist es mit einer zertifizierten TSE nun umgekehrt. Das Finanzamt geht davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig und richtig sind. Dank des einheitlichen Datenstandards kannst du außerdem sämtliche Aufzeichnungen standardisiert zur Berechnung der Steuern nachweisen.

  • Einfachere Dateninterpretation und Bereitstellung: Dieser neue Datenstandard, die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (kurz: DSFinV-K), sorgt dafür, dass sich die aufgezeichneten Daten einfacher interpretieren lassen. Auch die Bereitstellung finanzamtkonformer Daten ist damit um vieles einfacher geworden.

Was muss ich im Umgang mit meiner Kasse und dem Finanzamt beachten?

Verfügt deine Kasse über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, liegt beim Finanzamt grundsätzlich die Vermutung vor, dass deine Aufzeichnungen richtig sind. Dennoch wird das Finanzamt deine Umsatzdaten und Grundaufzeichnungen regelmäßig überprüfen. Schließlich ist die problemlose Kontrolle aller Aufzeichnungen das Ziel der Kassensicherungsverordnung und der Sicherheitseinrichtung TSE. Dank der digitalen Schnittstelle können deine Aufzeichnungen für das Finanzamt leicht exportiert werden. Anschließend kontrolliert das Finanzamt mittels einer Prüfsoftware, ob, und falls ja, an welcher Stelle Manipulationen in der Datenaufzeichnung und Datenspeicherung vorgenommen wurden. Kommt es zu Ungereimtheiten in den Aufzeichnungen, kann dies als Steuerhinterziehung bewertet werden und hohe Strafen nach sich ziehen.

Bis wann gilt die Übergangsfrist?

Eine Übergangsfrist gilt für Registrierkassen, welche nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, die Anforderungen der GoBD erfüllen, jedoch bauartbedingt nicht aufrüstbar sind. Damit erfüllen Sie die Anforderungen des § 146a AO nicht und dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Die Nachweise, dass jene Voraussetzungen vorliegen sind der Systemdokumentation für die jeweils eingesetzte Registrierkasse beizufügen. Von der Ausnahmeregelung nicht umfasst sind PC-Kassensysteme.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die KassenSichV?

Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, darf das seit dem 1. April 2021 nur noch mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung (TSE) machen – wenn die Kasse entsprechend aufgerüstet werden kann. Eine Kasse zu nutzen, die nicht den aktuellen Rechtsvorschriften der Kassensicherungsverordnung entspricht, kann als Steuerordnungswidrigkeit gewertet werden und empfindliche Strafen von bis zu 25.000€ nach sich ziehen. Selbst das Ausstellen falscher Belege kann bereits eine Geldbuße von 5.000€ verursachen. Es wird daher geraten die bestehende Kasse aufrüsten oder sich eine neue elektronische Registrierkasse anzuschaffen.

Bist du bereit? 3 Tipps zur Kassensicherungsverordnung

  • Informiere Dich: Sprich deinen Kassenhersteller an und informiere dich über deine Kasse. Vergewissere dich, ob die Kasse entsprechend der KassenSichV aufgerüstet ist.

  • Kümmere dich rechtzeitig um eine neue Kasse: Du musst deine Kasse wechseln, weil sie über keine TSE verfügt? Dann solltest du nicht lange zuwarten und dich möglichst bald nach Alternativen umschauen. Alle Octobox Kassensysteme sind mit TSE ausgestattet. Wir beraten dich gerne bei der Auswahl.

  • Keine Angst vor digitalen Kassensystemen: Begriffe wie Kassensicherungsverordnung und technische Sicherheitseinrichtung klingen auf den ersten Blick einschüchternd. Du kannst dir aber sicher sein, dass digitale Kassensysteme deine Arbeit um einiges erleichtern. Lass dich deshalb nicht von den neuen Anforderungen der Verordnung abschrecken. Hast du dich erst einmal gut informiert bezüglich der KassenSichV und deinen Betrieb mit einer rechtlich einwandfreien Kasse ausgestattet, sparst du dir jede Menge Zeit und Arbeit.

Du suchst nach einem rechtskonformen Kassensystem?

Mit Octobox bist Du auf der sicheren Seite! Wir sorgen dafür, dass du dir nicht nur rechtlich keine Sorgen mehr machen musst. Unsere Kassensysteme für Gastronomie und Handel erleichtern dir auch den Arbeitsalltag und gestalten diesen effizienter.

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