In den letzten Jahren sind wichtige Neuerungen im Bereich der Kassen in Kraft getreten, darunter die GoBD und die Kassennachschau. Seit 2020 gibt es eine weitere Änderung für elektronische Kassensysteme zu beachten: Die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV). Den neuen Anforderungen an Registrierkassen zufolge müssen damit sämtliche Kassenvorgänge nun nicht nur mittels Bon belegt werden. Vor dem Hintergrund der Fiskalisierung müssen sie auch manipulationssicher gespeichert und dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Ziel der KassenSichV ist dabei, noch stärker gegen Kassenmanipulationen vorzugehen und damit auch verlorenen Steuergeldern entgegenzuwirken.

Was das für dich als Unternehmer heißt und was du beachten musst, erfährst du hier. Wir haben die wichtigsten Informationen für dich zusammengefasst.

Inhaltsübersicht

Was ist die KassenSichV?

Die Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017 bezeichnet eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards festlegt, um Manipulationen an Registrierkassen zu verhindern. Sie geht mit neuen Anforderungen an Kassen-, Abrechnungs-, Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme einher und verschärft damit die Regelungen für Unternehmer und Gründer. Grundlage für die KassenSichV ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, auch Kassengesetz oder KassenG genannt. 

Die KassenSichV sieht vor, dass bis zum 30.09.2020 alle Registrierkassen in Deutschland, sofern es die Bauart technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Seit April 2021 muss die TSE-Kasse aktiviert sein und seit 2023 ist sie für alle Betreiber von elektronischen Kassensystemen verpflichtend. Bei Nichteinhaltung der Fristen drohen Bußgelder. Durch diese Sicherheitseinrichtung werden Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher gespeichert und ein Code zurück an die Kasse geliefert. Dieser Code muss auf jedem Verkaufsbeleg gedruckt werden. Die TSE ermöglicht es dem Finanzamt, sämtliche Transaktionen der Kasse jederzeit zu kontrollieren. Mit der Kassensicherungsverordnung müssen sämtliche elektronischen Aufzeichnungen zu Barumsätzen, die durch ein Kassensystem erfasst werden, vor jeglicher Manipulation geschützt werden. 

Zusammengefasst: die 3 Eckpunkte der Kassensicherungsverordnung

  • Belegausgabepflicht: Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen und den Kunden zu Verfügung gestellt werden.

  • Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Alle Kassensysteme müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.

  • Kassenmeldepflicht: Elektronischen Kassen, die über eine TSE verfügen, müssen beim Finanzamt gemeldet werden.

Kassensysteme und Gastronomie: Pflichten nach der KassenSichV

Auch für Gastronomiebetriebe gelten nach der Kassensicherungsverordnung spezielle Pflichten, um Transparenz und die Manipulationssicherheit von Transaktionen zu gewährleisten. Seit dem 1. Januar 2023 ist es demnach für alle Gastronomiebetriebe vorgeschrieben, eine digitale Kasse mit aktivierten TSE zu nutzen. Darüber hinaus besteht eine Meldepflicht für alle TSE-Kassen beim Finanzamt und die Belegausgabepflicht an alle Kunden. Die Missachtung dieser Vorschriften kann zu erheblichen Bußgeldern führen.

Was ist die Belegausgabepflicht?

Seit dem 1. Januar 2020 sind alle Betriebe mit elektronischen Kassensystemen im Rahmen der KassenSichV zu einer Belegausgabe verpflichtet. In der Gastronomie beispielsweise muss dem Gast daher zu jedem Geschäftsfall ein Beleg – in Papierform oder digital – zur Verfügung gestellt werden. Dabei muss der Beleg seit dem 1. Januar 2024 die Seriennummer der Kasse, die technischen Sicherheitseinrichtung, den Signaturzähler und einen Prüfwert beinhalten. Wird der Beleg dem Kunden elektronisch, z.B. als PDF, zur Verfügung gestellt, ist ein Papierausdruck nicht mehr erforderlich. In einigen wenigen Ausnahmefällen kann ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht gestellt werden. In diesem Fall kann sich der Unternehmer an das Finanzamt wenden. Generell handelt es sich dabei aber um eine wichtige Maßnahme, um getätigte Verkäufe zu dokumentieren, damit Geschäftsvorfälle nachträglich nicht storniert werden können.

Was ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Mit der Kassensicherungsverordnung müssen alle digitalen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Sie ist für die Erstellung der Signatur und die Speicherung des Journals zuständig. Dadurch soll sichergestellt werden, dass mit einer digitalen Kasse getätigte Einzelaufnahmen nachträglich nicht manipuliert werden können. Die Daten sollen somit so aufgezeichnet und erfasst werden, dass es nachträglich nicht mehr möglich ist, diese zu ändern oder zu löschen. Die Sicherheitseinrichtung kann als zusätzliche Hardware oder als Cloud Lösung bezogen werden.

Alle Kassensysteme von Octobox sind mit TSE ausgestattet.

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Die Kassenmeldepflicht als weiterer Bestandteil der Kassensicherungsverordnung besagt Folgendes: Sind beispielsweise bei gastronomischen Betrieben digitale Kassen in Verwendung, müssen diese ihrem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Damit wird der Schutz vor Manipulationen und Steuerhinterziehung noch mehr verstärkt. Die Kassenmeldepflicht sorgt dafür, dass überprüft und sicherstellt werden kann, dass alle Betriebe mit gesetzeskonformen Kassensystemen arbeiten. Grundsätzlich gilt jedoch, dass eine Kasse dem Finanzamt erst dann gemeldet werden muss, wenn sie über eine zertifizierte TSE verfügt. Auch wenn du deine Kasse wieder außer Betrieb nimmst, muss das Finanzamt darüber informiert werden.

Informationen, die das Finanzamt unter anderem benötigt:

  • Mit welchem Kassensystem arbeitest du?

  • Mit wie vielen Kassen arbeitest du?

  • Seit wann arbeitest du mit dieser/diesen Kassen?

Was sind die Vorteile der KassenSichV für Unternehmer?

Zusätzliche Vorschriften im Rahmen der KassenSichV einhalten zu müssen löst auf den ersten Blick keine Begeisterung aus. Die Investition in ein Kassensystem, das den Regelungen der Kassensicherungsverordung entspricht, kann sich allerdings auch für Unternehmer auszahlen. Denn die Verordnung hat einen großen Vorteil: Sie erleichtert auch die Buchführung.

  • Schutz vor Manipulationen: Deine Daten können jetzt nicht mehr manipuliert werden. Vor allem durch die technische Sicherheitseinrichtung kannst du dir nun sicher sein, dass Transaktionen nachweislich korrekt sind.

  • Rechtssicherheit: Dadurch ergibt sich gleichzeitig auch Rechtssicherheit. Mussten Unternehmer bisher beweisen, dass ihre Aufzeichnungen richtig sind, ist es mit einer zertifizierten TSE nun umgekehrt. Das Finanzamt geht davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig und richtig sind. Dank des einheitlichen Datenstandards kannst du außerdem sämtliche Aufzeichnungen standardisiert zur Berechnung der Steuern nachweisen.

  • Einfachere Dateninterpretation und Bereitstellung: Dieser neue Datenstandard, die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (kurz: DSFinV-K), sorgt dafür, dass sich die aufgezeichneten Daten einfacher interpretieren lassen. Auch die Bereitstellung finanzamtkonformer Daten ist damit um vieles einfacher geworden.

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Vorteile für Gastronomen

Der Einsatz eines rechstskonformen Kassensystems bietet Gastronomen, neben einer vereinfachten Buchhaltung auch weitere Vorteile: 

  • Übersichtliche Geschäftszahlen: Moderne Kassensysteme schaffen einen klaren Überblick über alle Geschäftszahlen und Kassenvorgänge. Das vereinfacht deine Betriebsführung und zugleich die Arbeit für das Finanzamt.

  • Produkt- und Lagerverwaltung: Die Systeme bieten häufig Funktionen, wie die Verwaltung von Produkten, die Anzeige von Produktbeständen und die Erfassung des gesamten Sortiments. Dies erleichtert dir das Bestandsmanagement und die Lagerhaltung.

  • Automatisierte Warenanalysen: Mit Hilfe eines elektronischen Kassensystems kann die Warenanalyse automatisiert und der Prozess für die Nachbestellung vereinfacht werden. 

  • Integration mit anderen Tools: Zusätzliche operative Systeme, wie Bestellsysteme, Reservierungstools und Self-Service-Funktionen, lassen sich einfach in moderne Kassensysteme integrieren.

  • Moderne und preiswerte Hardware verfügbar: Kassenbildschirm, Belegdrucker und Karten-Akzeptanz in einer Hand.

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Was muss ich im Umgang mit meiner Kasse und dem Finanzamt beachten?

Verfügt deine Kasse über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, liegt beim Finanzamt grundsätzlich die Vermutung vor, dass deine Aufzeichnungen richtig sind. Dennoch wird das Finanzamt deine Umsatzdaten und Grundaufzeichnungen regelmäßig überprüfen. Schließlich ist die problemlose Kontrolle aller Aufzeichnungen das Ziel der Kassensicherungsverordnung und der Sicherheitseinrichtung TSE. Dank der digitalen Schnittstelle können deine Aufzeichnungen für das Finanzamt leicht exportiert werden. Anschließend kontrolliert das Finanzamt mittels einer Prüfsoftware, ob, und falls ja, an welcher Stelle Manipulationen in der Datenaufzeichnung und Datenspeicherung vorgenommen wurden. Kommt es zu Ungereimtheiten in den Aufzeichnungen, kann dies als Steuerhinterziehung bewertet werden und hohe Strafen nach sich ziehen.

Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich

Das Gegenstück zur deutschen Kassensicherungsverordnung ist die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz: RKSV) vom 1. April 2017. Beide Gesetze sollen Steuerhinterziehung verhindern und Transparenz gewährleisten. Trotz ihrer Ähnlichkeit gibt es Unterschiede im Umgang mit dem Finanzamt.

Aspekt Deutschland Österreich
Technische Sicherheit Zertifizierte TSE erforderlich Sicherheitseinrichtung mit Signatur erforderlich
Belegerteilung Belegausgabepflicht, papierbasiert oder digital, mit TSE-Daten Belegerteilungspflicht mit Signatur, oft QR-Code
Finanzamtprüfung Regelmäßige Kontrollen durch das Finanzamt  Regelmäßige Kontrollen, Jahresbelegprüfung
Meldepflicht Meldepflicht für alle elektronischen Registrierkassen einschließlich TSE-Details Kassen- und Sicherheitseinrichtungen melden
Konsequenzen Strafen bei Manipulationsnachweis und Nichtbeachtung der Vorschriften Strafen bei Nichtbeachtung der Vorschriften

Bis wann gilt die Übergangsfrist?

Eine Übergangsfrist gilt in Deutschland für Registrierkassen, welche nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, die Anforderungen der GoBD erfüllen, jedoch bauartbedingt nicht aufrüstbar sind. Damit erfüllen sie die Anforderungen des § 146a AO nicht und dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Die Nachweise, dass jene Voraussetzungen vorliegen, sind der Systemdokumentation für die jeweils eingesetzte Registrierkasse beizufügen. Von der Ausnahmeregelung nicht umfasst sind PC-Kassensysteme.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die KassenSichV?

Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, darf das seit dem 1. Januar 2023 nur noch mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung (TSE) machen. Eine Kasse zu nutzen, die nicht den aktuellen Rechtsvorschriften der Kassensicherungsverordnung entspricht, kann als Steuerordnungswidrigkeit gewertet werden und empfindliche Strafen von bis zu 25.000€ nach sich ziehen. Selbst das Ausstellen falscher Belege kann bereits eine Geldbuße von 5.000€ verursachen.

Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich

Die Bußgelder in Österreich und Deutschland variieren je nach Art des Verstoßes. Insbesondere in Deutschland sind jedoch die Strafen für die Verwendung einer nicht konformen Registrierkasse sehr hoch.

Land  Verstoß Mögliche Strafen
Deutschland Nutzung einer nicht konformen Kasse, falsche Nutzung der TSE Bis zu 25.000 €
Deutschland Ausstellen falscher Belege Bis zu 5000€
Österreich Fehlende Sicherheitseinrichtungen in der Kasse Bis zu 5000€
Österreich Nichterfüllung der Belegerteilungspflicht Bis zu 5000€

Spezifische Strafen und Lösungen für Gastronomie

Auch für alle Gastronomiebetriebe ist die TSE-Kasse seit 2023 verpflichtend. Wird sich dabei nicht an die gesetzlichen Vorgaben gehalten, kann das zu Strafen für Restaurantinhaber führen. Und das ist nicht gerade wenig. Die Verwendung einer nicht konformen Kasse kann in Österreich mit einer Strafe von bis zu 5.000 € geahndet werden. In Deutschland sogar mit bis zu 25.000 €. Es lohnt sich also, sich genauestens über alle rechtlichen Vorgaben zu informieren und in ein zertifiziertes Kassensystem zu investieren. Dadurch können sich Gastronomen nicht nur rechtlich absichern, sondern sie gewährleisten auch transparente und effiziente betriebliche Abläufe.

Bist du bereit? 3 Tipps zur Kassensicherungsverordnung

  • Informiere Dich: Sprich deinen Kassenhersteller an und informiere dich über deine Kasse. Vergewissere dich, ob die Kasse entsprechend der KassenSichV aufgerüstet ist.

  • Kümmere dich rechtzeitig um eine neue Kasse: Du musst deine Kasse wechseln, weil sie über keine TSE verfügt? Dann solltest du nicht lange zuwarten und dich möglichst bald nach Alternativen umschauen. Alle Octobox Kassensysteme sind mit TSE ausgestattet. Wir beraten dich gerne bei der Auswahl.

  • Keine Angst vor digitalen Kassensystemen: Begriffe wie Kassensicherungsverordnung und technische Sicherheitseinrichtung klingen auf den ersten Blick einschüchternd. Du kannst dir aber sicher sein, dass digitale Kassensysteme deine Arbeit um einiges erleichtern. Lass dich deshalb nicht von den neuen Anforderungen der Verordnung abschrecken. Hast du dich erst einmal gut informiert bezüglich der KassenSichV und deinen Betrieb mit einer rechtlich einwandfreien Kasse ausgestattet, sparst du dir jede Menge Zeit und Arbeit.

Extra-Tipp für die Gastronomie: Profitiere von der Flexibilität moderner Kassensysteme

In der Gastronomie sind schnelle und effiziente Prozesse gefragt. Moderne Kassensysteme, die oft integrierte Funktionen wie Bestellmanagement und Reservierungstools enthalten, helfen dir  nicht nur dabei die Kassensicherheitsverordnung einzuhalten, sondern beschleunigen auch die Betriebsabläufe. Durch den Einsatz von diesen integrierten Systemen, kannst du beispielsweise den Kundenservice verbessern und gleichzeitig sicherstellen, dass jede Transaktion den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

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Haftungsausschluss: Technische und inhaltliche Änderungen vorbehalten. Alle Angaben ohne Gewähr. Irrtümer, Druck- und Schreibfehler vorbehalten. Eine Haftung durch Octobox ist ausgeschlossen.