Mit dem Kassengesetz 2020 wurde ebenso die Belegausgabepflicht, auch Bonpflicht genannt, eingeführt. Damit werden die Anforderungen an elektronische Kassensysteme erweitert und alle Unternehmer mit einem solchen System verpflichtet, ihren Kunden beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen einen Beleg zur Verfügung zu stellen. Was musst du durch die neuen Regelungen bei deinem Unternehmen beachten? Alle Informationen dazu findest du hier. Wir erklären, was hinter der Belegausgabepflicht steckt und was der neue Kassenbon enthalten muss.

Was versteht man unter einem Beleg bzw. Bon? Wo liegt der Unterschied zu einer Rechnung oder Quittung?

Der Beleg wird oftmals als Oberbegriff für Quittungen, Rechnungen Kassenbons und andere Nachweise, die eine geschäftliche Ausgabe oder Einnahme dokumentieren, verwendet. Dennoch gibt es ein paar Unterschiede in der Bedeutung dieser Begriffe.

  • Der Beleg oder Bon bildet die Grundlage für jede Buchung in deiner Buchführung. Er dient damit als Nachweis eines geschäftlichen Vorgangs und belegt die Richtigkeit deiner Aufzeichnungen. Die Ausstellung eines Belegs ist bei jeder Buchung verpflichtend und unterliegt der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Sinn und Zweck eines Belegs ist also die Dokumentation eine Geschäftsvorfalles, wodurch zum Beispiel nachgewiesen werden kann, dass ein Leistungsempfänger die Leistung erhalten und auch bezahlt hat.

  • Eine Rechnung bezeichnet ein Dokument, in welchem der Unternehmer seinen Kunden über das fällige Entgelt, das durch einen Kaufvertrag entstanden ist, informiert. Eine Rechnung gilt dabei lediglich als Bestätigung, dass eine Leistung bereits dem Kunden übergeben wurde, diese aber noch nicht oder nicht gänzlich bezahlt wurde. Sie stellt damit noch keinen Zahlungsbeleg dar. Eine Rechnung muss alle wichtigen Angaben zu Leistung, Zahlung, Verkäufer und Kunden enthalten.

  • Eine Quittung ist per Definition hingegen eine Empfangsbestätigung für eine Lieferung oder Leistung. Genauer wird dabei oftmals der Empfang einer Geldleistung dokumentiert. Mit einer Quittung ist der Auftrag abgeschlossen. Dies bedeutet, der Kunde, der den Empfänger der Quittung darstellt, ist dem Leistungserbringer (Unternehmer) nichts mehr schuldig.

Was ist die Belegausgabepflicht?

Die Belegausgabepflicht verpflichtet jeden Unternehmer, der mit einem elektronischen Kassensystem arbeitet, seinen Kunden oder Gästen einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen. Dies gilt für jeden Geschäftsvorfall. Ob es sich lediglich um einen Kaffee zum Mitnehmen handelt, um ein größeres Festessen oder um jede andere Art von Produkt oder Leistung – der Bon muss dem Kunden immer zur Verfügung gestellt werden. Denn mit der Belegausgabepflicht soll sichergestellt werden, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall auch wirklich dokumentiert wird. Für den Gesetzgeber stellt das eine wichtige Maßnahme dar, um Manipulationen, Schwarzgeld und Steuerhinterziehung zu verhindern. Zu bedenken ist dabei, dass die Bonpflicht dem Unternehmer zwar vorschreibt den Beleg zur Verfügung zu stellen, die Kunden aber nicht dazu verpflichtet sind diesen auch anzunehmen. Möchte der Kunde keinen Beleg, kann dieser, im Gegensatz zu Italien, wo der Bon entgegengenommen werden muss, einfach entsorgt werden.

Wen betrifft die Belegausgabepflicht?

Von der Belegausgabepflicht ist grundsätzlich jeder Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem betroffen und muss daher auch jedem Kunden einen Kassenbon aushändigen. Lediglich Betreiber einer offenen Ladenkasse sind hiervon ausgenommen.

Gilt die Belegausgabepflicht für Friseure?

Da jedes Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem der Belegausgabepflicht unterliegt, stellen auch Friseure keine Ausnahme dar. Hinzu kommt, dass Dienstleistungen von einer möglichen Befreiung der Kassenbonpflicht ausgenommen sind. Einen Beleg auszustellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen ist somit auch im Friseursalon zwingend erforderlich.

Gilt die Belegausgabepflicht auch für mobile Kassen?

Auch mobile Dienstleister und Gastronomen sind von der Belegausgabepflicht nicht ausgenommen, es sei denn sie verwenden eine offene Ladenkasse. So ist beispielsweise auch der Betreiber eines Foodtrucks verpflichtet bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen.

Ausnahmen können hierbei nur auf individueller Ebene geprüft werden. Du suchst nach einer mobilen Kasse? Bei Octobox findest du eine Auswahl an Kassensystemen – bestens geeignet für den Einsatz im Handel und in der Gastronomie.

Kassensysteme für den Handel
Kassensysteme für die Gastro

Warum wurde die Kassenbonpflicht eingeführt?

Die Belegausgabepflicht ist Teil der 2016 in Deutschland verabschiedeten Kassensicherungsverordnung. Damit soll insbesondere Steuerhinterziehungen vorbeugt und Kassenmanipulationen verhindert werden.

Wichtig hierbei ist, dass jeder Beleg eine eindeutige Identifikationsnummer enthalten muss. Diese Nummernkette darf nicht unterbrochen werden. Sollte dies doch der Fall sein, kann der Fiskus Ermittlungen wegen betrügerischer Unregelmäßigkeiten aufnehmen.

Doch die Belegausgabepflicht bietet auch einige Vorteile für Unternehmen mit einer Registrierkasse:

  • Mehr Rechtssicherheit: Als Betreiber eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE), muss du damit nicht länger nachweisen, dass deine Aufzeichnungen stimmen. Bei elektronischer Erfassung aller Umsätze wird nämlich davon ausgegangen, dass alle Aufzeichnungen vollständig sind.

  • Standardisierung: Mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export können sämtliche Aufzeichnungen jederzeit einfach und standardisiert nachgewiesen werden.

Kassensysteme mit TSE kaufen

Gibt es Ausnahmen von der Belegausgabepflicht? Kann man sich davon befreien lassen?

Die Belegausgabepflicht besagt grundsätzlich, dass alle steuerpflichtigen Unternehmen verpflichtet sind sich an die Belegausgabepflicht zu halten, sofern sie mit digitalen Aufzeichnungssystemen arbeiten. Dennoch können hierbei auch ein paar Ausnahmen zur Geltung kommen:

Das Ausstellen eines Belegs in elektronischer Form oder in Papierform ist mit einem hohen Aufwand verbunden und nicht immer möglich. Finanzbehörden können daher Unternehmen aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien. Dies kann zum Beispiel zum Tragen kommen, wenn es sich um Verkäufe von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt, wie zum Beispiel in großen Bars oder Diskotheken. Voraussetzung dafür, dass die Belegausgabe als unzumutbar gewertet werden kann, ist sachliche oder persönliche Härte. Die durch die Kassenbonplicht entstehenden Kosten stellen allerdings keine sachliche Härte dar. Das Argument Bonrollen kaufen zu müssen reicht also nicht als Grund zu einer Befreiung.

Bei einer Befreiung von der Belegausgabeplicht gibt es dennoch ein paar Aspekte zu beachten:

  • Auch wenn du von der Kassenbonpflicht befreit bist, kann der Kunde dennoch eine Quittung verlangen, welche ihm auch zur Verfügung gestellt werden muss.

  • Von der Befreiung unberührt bleibt die TSE-Pflicht.

  • Die Bonpflicht ändert nichts an der Verpflichtung zur Erstellung eines Eigenbelegs für die Buchhaltung. Dies sind zwei verschiedene Dinge, die es zu unterscheiden gilt.

Es ist daher ratsam auf ein Kassensystem zu setzen, dass den rechtlichen Anforderungen in jedem Fall gerecht wird und auch die nötigen technischen Voraussetzungen mitbringt.

Was muss auf einem Kassenbeleg stehen?

Das Wichtigste bei der Erstellung eines Kassenbons ist, dass dieser richtige und vollständige Informationen enthält. Folgende Angaben sind verpflichtend für einen ordnungsgemäßen Beleg:

  • vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens

  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung (Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und dessen Ende oder Abbruch)

  • Menge und Art des verkauften Produkts

  • fortlaufende und eindeutige Transaktionsnummer

  • Betrag der Rechnung und Steuersatz

  • Seriennummer des Sicherheitsmoduls oder des Kassensystems

  • Betrag je Zahlungsart

  • Prüfwert

  • Signaturzähler

Mit welchen Folgen muss man bei Missachtung der Belegausgabepflicht rechnen?

Im November 2019 wurde bekannt gegeben, dass die Missachtung der Belegausgabepflicht bis auf Weiteres noch mit keinen Bußgelder sanktioniert wird. Ein Verstoß gegen die Bonpflicht stellt somit vorerst keine strafbare Handlung dar. Wirken Unternehmen allerdings nachweislich nicht am vorgeschriebenen Belegsystem mit, weckt dies früher oder später das Interesse der zuständigen Steuerfahndung.
Häufig wird die Einhaltung der Belegausgabepflicht daher kontrolliert, indem Kassenprüfer Testkäufe durchführen. Wird hierbei wiederholt kein Beleg ausgegeben und gibt es für den Prüfer noch weitere Punkte zu beanstanden, können weitere Prüfungen folgen. Bei der Schätzung des Umsatzes können schlimmstenfalls empfindliche Steuernachzahlungen die Folge sein.

5 Tipps zur Belegausgabepflicht

  1. Informiere deine Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter in deinem Unternehmen sollten informiert darüber sein, dass sie Belege ausgeben müssen. Selbst wenn du von der Kassenbonpflicht befreit bist, sollten deine Mitarbeiter die Regeln, welche im Grundsatz gelten, kennen.
  2. Informiere deine Kunden und Gäste: Jeder Beleg produziert zusätzlichen Müll, was aufgrund des steigenden Umweltbewusstseins vieler Menschen auf Unverständnis treffen kann. Du kannst dem entgegenwirken, indem du sie bei Bedarf darauf aufmerksam machst, dass du zu der Belegausgabe verpflichtet bist.
  3. Habe immer Bonrollen auf Lager: Sofern du Belege in Papierform anbietest, solltest du immer genügend Bonrollen auf Lager haben. Denn falls ein Kassenprüfer plötzlich genau dann vor der Tür steht, wenn dir das Papier ausgegangen ist, kann das Konsequenzen haben.
  4. Überprüfe dein Kassensystem auf technische Anforderungen: Überprüfe rechtzeitig, ob du mit deiner Kasse ohne Probleme Belege drucken kannst. Wichtig ist, dass auf allen Kassenbelegen sämtliche erforderlichen Informationen über den Geschäftsvorfall stehen.
  5. Stelle sicher, dass dein Kassensystem über TSE verfügt: Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, solltest du rechtzeitig überprüfen ob dein Kassensystem mit der notwendigen technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet ist.

Du suchst nach einem elektronischen Kassensystem, dass den neuen rechtlichen Anforderungen entspricht und über TSE verfügt? Bei Octobox findest du das richtige Kassensystem für deine Branche und deine Bedürfnisse – sicher, stabil und einfach handzuhaben.

Zu den Kassensystemen

Haftungsausschluss: Technische und inhaltliche Änderungen vorbehalten. Alle Angaben ohne Gewähr. Irrtümer, Druck- und Schreibfehler vorbehalten. Eine Haftung durch Octobox ist ausgeschlossen.