Die im Januar 2020 in Kraft getretene Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) macht in Deutschland vielfach die Anschaffung eines neuen Kassensystems notwendig. Informiert man sich über diese Thematik genauer, taucht dabei immer wieder der Begriff “DATEV-Schnittstelle” auf. Was genau eine DATEV-Schnittstelle ist und warum sie für dich als Unternehmer relevant ist, erfährst du in diesem Beitrag.

Inhaltsübersicht

Was versteht man unter DATEV?

Die DATEV ist eine eingetragene, deutsche Genossenschaft, welche als Interessensvertreterin bzw. “Datenverarbeitungsorganisation” der Steuerberater fungiert. Ursprünglich gegründet um die Buchhaltung mittels elektronischer Datenverarbeitung zu vereinfachen, hat sie sich mittlerweile zu einem der größten Softwareanbieter entwickelt. Der Name bezieht sich dabei auf den Begriff “Datenverarbeitung” und spielt damit auf den Zweck der Genossenschaft an. Der Hintergrund von deren Entstehung geht auf die durch den Unternehmens-Boom ausgelöste, verstärkte Nachfrage nach Buchhaltern in den 60er Jahren zurück. Dies ging mit einem Mangel an Assistenten und Arbeitskräften für die Buchhaltung und Steuerberatung einher und machte eine Effizienzsteigerung der Arbeit umso notwendiger.

Welche Funktion hat DATEV?

Mittlerweile kann DATEV über 40.000 Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte europaweit zu seinen Mandanten zählen. Die Einsatzgebiete gestalten sich dabei vielfältig. Die Kernaufgabe besteht in der elektronischen Buchführung, welche inzwischen auch eine Vielzahl an IT-Leistungen und Steuerberaterprogrammen umfasst und damit alle Felder im Bereich der Buchführung abdeckt. DATEV beschränkt sich dabei nicht nur auf die Verarbeitung von Daten, sondern bietet einige zusätzliche Möglichkeiten:

  • Daten können in einer Cloud gespeichert und archiviert werden.

  • DATEV vereinfacht die Zuordnung verbuchter Umsätze für Buchhalter.

  • eigene Software, die es Unternehmen ermöglicht ihre Umsatzdaten selbstständig für die Steuerprüfung zu verarbeiten.

Die Anschaffung eines Kassensystems mit einer DATEV-Schnittstelle birgt damit große Vorteile für deinen Betrieb, erleichtert die Buchhaltung und spart Zeit und Geld.

Warum sollten Kassensysteme eine DATEV-Schnittstelle haben?

DATEV kann als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Buchhaltern bzw. Steuerberatern bezeichnet werden. Da die Arbeit damit für einen Großteil der Steuerberater gängige Praxis ist, lohnt es sich, ein Kassensystem mit einer entsprechenden DATEV-Schnittstelle im eigenen Betrieb zu verwenden und die Buchhaltung somit möglichst effizient zu gestalten. Damit kann dein Buchhalter oder Steuerberater direkt auf die Geschäftsprozesse – z.B. Anlagen oder Umsatzanzeigen – in deinem Betrieb zugreifen und dich auf Basis tagesaktueller Daten beraten. Außerdem hat dein Buchhalter die Möglichkeit Buchungen zu exportieren sowie Rechnungen und andere wichtige Dateien zu übertragen. Komplexe Aufgaben, wie zum Beispiel der Jahresabschluss, werden dadurch erheblich vereinfacht. Um deinen Geschäftsalltag so gut wie möglich zu erleichtern, bietet auch Octobox Kassensysteme mit einer DATEV-Schnittstelle und der Möglichkeit eines DATEV-Exportes an.

Die Vorteile der DATEV-Schnittstelle

Ist die DATEV-Schnittstelle in deinem Kassensystem integriert, bietet dies nicht nur den Buchhaltern, mit denen du zusammenarbeitest, sondern vor allem auch dir als Unternehmer einige Vorteile.

Vorteile für Unternehmer:

  • Kein manuelles Abtippen und Korrigieren von Daten.

  • Buchhaltungsunterlagen müssen nicht mehr aus Portalen heruntergeladen werden.

  • Daten-Export jederzeit bequem aus der Cloud möglich.

  • Dokumente können automatisch klassifiziert werden.

  • Steuerberater hat direkten Zugang zu allen relevanten Daten und Unterlagen.

  • Steuerberater hat fehlende Rechnungen immer im Blick.

  • Jede Kassenbewegung wird auf Konten und Journale gebucht.

  • Kassenbuch Einträge lassen sich individuell auf Konten konfigurieren und sind Teil des DATEV Exports.

  • Bezahle Rechnungen per Mausklick und ergänze fehlende Daten.

  • Für Mehr-Kassen bzw. Filialen-Betriebe: Ein Export für das gesamte Unternehmen inkl. Differenzierung nach Kostenstellen.

Vorteile für Steuerberater:

  • Schnelle Nachvollziehbarkeit der Sachverhalte.

  • Auswertung im PDF-Format und Weiterverarbeitung der Daten in gängigen Microsoft Office-Programmen.

  • Reduzierter Aufwand für die Buchhaltung.

  • Gewohnter Umgang mit DATEV.

Kassensystem mit DATEV-Schnittstelle: Das musst du tun

Um deinen Buchhaltern und Steuerberatern den direkten Zugriff auf relevante Daten sowie deren Export zu ermöglichen und damit die Buchhaltung in deinem Unternehmen um ein Vielfaches zu vereinfachen, braucht es nicht viel:

  1. Erkundige dich bei deinem Kassensystem-Hersteller, ob eine solche Schnittstelle verfügbar ist.
  2. Eigne dir ein grobes Grundwissen über DATEV an, um dich mit deinen Buchhaltern darüber verständigen zu können.
  3. Wähle ein Kassensystem für deinen Betrieb, das über eine solche DATEV-Schnittstelle verfügt.

Octobox bietet dir nicht nur ein leicht zu bedienendes Kassensystem mit DATEV-Schnittstelle und großem Funktionsumfang. Du bist damit auch rechtlich gemäß den neuen gesetzlichen Anforderungen laut Kassensicherungsverordnung auf der sicheren Seite.

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