In den letzten Jahren sind wichtige Neuerungen im Bereich der Kassen in Kraft getreten, darunter die GoBD und die Kassennachschau. Seit 2020 gibt es eine weitere Änderung für elektronische Kassensysteme zu beachten: Die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV). Wichtig: Ab 2025 gelten neue elektronische Meldepflichten über ELSTER! Den Anforderungen an Registrierkassen zufolge müssen sämtliche Kassenvorgänge nicht nur mittels Bon belegt werden. Vor dem Hintergrund der Fiskalisierung müssen sie auch manipulationssicher gespeichert und dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Ziel der KassenSichV ist dabei, noch stärker gegen Kassenmanipulationen vorzugehen und damit auch verlorenen Steuergeldern entgegenzuwirken.

Was das für dich als Unternehmer heißt und was du beachten musst, erfährst du hier. Wir haben die wichtigsten Informationen für dich zusammengefasst.

Inhaltsübersicht

Was ist die KassenSichV?

Die Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017 bezeichnet eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards festlegt, um Manipulationen an Registrierkassen zu verhindern. Sie geht mit neuen Anforderungen an Kassen-, Abrechnungs-, Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme einher und verschärft damit die Regelungen für Unternehmer und Gründer. Grundlage für die KassenSichV ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, auch Kassengesetz oder KassenG genannt.

Die KassenSichV sieht vor, dass alle Registrierkassen in Deutschland mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Seit 2023 ist die TSE für alle Betreiber von elektronischen Kassensystemen verpflichtend. Bei Nichteinhaltung der Fristen drohen Bußgelder. Durch diese Sicherheitseinrichtung werden Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher gespeichert und ein Code zurück an die Kasse geliefert. Dieser Code muss auf jedem Verkaufsbeleg gedruckt werden. Die TSE ermöglicht es dem Finanzamt, sämtliche Transaktionen der Kasse jederzeit zu kontrollieren.

Zusammengefasst: die 3 Eckpunkte der Kassensicherungsverordnung

  • Belegausgabepflicht: Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen und den Kunden zu Verfügung gestellt werden.

  • Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Alle Kassensysteme müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.

  • Kassenmeldepflicht: Elektronischen Kassen, die über eine TSE verfügen, müssen beim Finanzamt gemeldet werden.

  • NEU – Elektronische Meldung über ELSTER in Deutschland: Ab 2025 erfolgt die Meldung ausschließlich elektronisch.

Kassensysteme und Gastronomie: Pflichten nach der KassenSichV

Auch für Gastronomiebetriebe gelten nach der Kassensicherungsverordnung spezielle Pflichten, um Transparenz und die Manipulationssicherheit von Transaktionen zu gewährleisten. Seit dem 1. Januar 2023 ist es demnach für alle Gastronomiebetriebe vorgeschrieben, eine digitale Kasse mit aktivierten TSE zu nutzen. Darüber hinaus besteht eine Meldepflicht für alle TSE-Kassen beim Finanzamt und die Belegausgabepflicht an alle Kunden. Die Missachtung dieser Vorschriften kann zu erheblichen Bußgeldern führen.

NEU: Elektronische Meldepflicht ab 2025

Wichtige Neuerung: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme elektronisch über das ELSTER-Portal beim Finanzamt gemeldet werden. Die Papierform entfällt komplett.

Wichtige Fristen für die elektronische Meldung:

  • Bestandskassen (vor 1.7.2025 angeschafft): Müssen bis spätestens 31. Juli 2025 über ELSTER gemeldet werden
  • Neue Kassen (ab 1.7.2025 angeschafft): Müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden
  • Außerbetriebnahme: Muss ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden
  • Gilt auch für: Gemietete und geleaste Systeme

Was muss gemeldet werden?

  • Bei der elektronischen Meldung müssen folgende Daten übermittelt werden:
  • Art des Kassensystems (stationär, mobil, cloud-basiert)
  • Seriennummer des Systems
  • TSE-Details (Typ, Seriennummer, Zertifizierung)
  • Anzahl der Kassen pro Betriebsstätte
  • Datum der Inbetriebnahme

Kassensysteme und Gastronomie: Pflichten nach der KassenSichV

Auch für Gastronomiebetriebe gelten nach der Kassensicherungsverordnung spezielle Pflichten, um Transparenz und die Manipulationssicherheit von Transaktionen zu gewährleisten. Seit dem 1. Januar 2023 ist es für alle Gastronomiebetriebe vorgeschrieben, eine digitale Kasse mit aktivierter TSE zu nutzen. Darüber hinaus besteht die elektronische Meldepflicht ab 2025 für alle TSE-Kassen beim Finanzamt und die Belegausgabepflicht an alle Kunden. Die Missachtung dieser Vorschriften kann zu erheblichen Bußgeldern führen.

Was ist die Belegausgabepflicht?

Seit dem 1. Januar 2020 sind alle Betriebe mit elektronischen Kassensystemen im Rahmen der KassenSichV zu einer Belegausgabe verpflichtet. In der Gastronomie beispielsweise muss dem Gast daher zu jedem Geschäftsfall ein Beleg – in Papierform oder digital – zur Verfügung gestellt werden.

Pflichtangaben auf dem Beleg (seit 1.1.2024):

Der Beleg muss folgende Informationen enthalten:

  • Seriennummer der Kasse oder der TSE
  • Signaturzähler
  • Prüfwert
  • Transaktionsnummer
  • Start- und Endzeitpunkt der Transaktion

Wird der Beleg dem Kunden elektronisch, z.B. als PDF, zur Verfügung gestellt, ist ein Papierausdruck nicht mehr erforderlich.

Aktuelle Entwicklung zur Belegausgabepflicht

Hinweis: Bayern hat im Juli 2024 eine Bundesratsinitiative zur Abschaffung der Belegausgabepflicht gestartet. Das Argument: Durch die TSE sei die steuerliche Erfassung bereits ausreichend nachprüfbar. Die Erfolgsaussichten im Bundesrat sind jedoch unklar. Bis zu einer möglichen Gesetzesänderung bleibt die Belegausgabepflicht bestehen.

In einigen wenigen Ausnahmefällen kann ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht gestellt werden. Voraussetzung ist der Nachweis einer unbilligen Härte im Einzelfall.

Was ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Mit der Kassensicherungsverordnung müssen alle digitalen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Sie ist für die Erstellung der Signatur und die Speicherung des Journals zuständig. Dadurch soll sichergestellt werden, dass mit einer digitalen Kasse getätigte Einzelaufnahmen nachträglich nicht manipuliert werden können. Die Daten werden so aufgezeichnet und erfasst, dass es nachträglich nicht mehr möglich ist, diese zu ändern oder zu löschen.

Die Sicherheitseinrichtung kann als:

  • Zusätzliche Hardware (USB-Stick, SD-Karte)
  • Cloud-Lösung

bezogen werden.

Alle Kassensysteme von Octobox sind mit TSE ausgestattet.

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Die Kassenmeldepflicht als weiterer Bestandteil der Kassensicherungsverordnung wurde 2025 vollständig digitalisiert. Alle digitalen Kassen müssen dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Dies verstärkt den Schutz vor Manipulationen und Steuerhinterziehung.

Wichtig: Eine Kasse muss dem Finanzamt erst dann gemeldet werden, wenn sie über eine zertifizierte TSE verfügt. Auch die Außerbetriebnahme muss gemeldet werden.

Informationen, die das Finanzamt unter anderem benötigt:

  • Kassensystem-Typ und Hersteller

  • Anzahl der Kassen im Betrieb

  • Inbetriebnahmedatum

  • TSE-Typ (Hardware/Cloud)

  • Seriennummern von Kasse und TSE

  • Standort der Kasse(n)

Was sind die Vorteile der KassenSichV für Unternehmer?

Zusätzliche Vorschriften im Rahmen der KassenSichV einhalten zu müssen löst auf den ersten Blick keine Begeisterung aus. Die Investition in ein Kassensystem, das den Regelungen der Kassensicherungsverordung entspricht, kann sich allerdings auch für Unternehmer auszahlen. Denn die Verordnung hat einen großen Vorteil: Sie erleichtert auch die Buchführung.

  • Schutz vor Manipulationen: Deine Daten können jetzt nicht mehr manipuliert werden. Vor allem durch die technische Sicherheitseinrichtung kannst du dir nun sicher sein, dass Transaktionen nachweislich korrekt sind.

  • Rechtssicherheit: Dadurch ergibt sich gleichzeitig auch Rechtssicherheit. Mussten Unternehmer bisher beweisen, dass ihre Aufzeichnungen richtig sind, ist es mit einer zertifizierten TSE nun umgekehrt. Das Finanzamt geht davon aus, dass deine Aufzeichnungen vollständig und richtig sind. Dank des einheitlichen Datenstandards kannst du außerdem sämtliche Aufzeichnungen standardisiert zur Berechnung der Steuern nachweisen.

  • Einfachere Dateninterpretation und Bereitstellung: Dieser neue Datenstandard, die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (kurz: DSFinV-K), sorgt dafür, dass sich die aufgezeichneten Daten einfacher interpretieren lassen. Auch die Bereitstellung finanzamtkonformer Daten ist damit um vieles einfacher geworden.

Entdecke jetzt das innovative Kassensystem von Octobox mit integrierter Waage, das nicht nur die Anforderungen der KassenSichV erfüllt, sondern auch für einen effizienten Arbeitsablauf sorgt.

Vorteile für Gastronomen

Der Einsatz eines rechstskonformen Kassensystems bietet Gastronomen, neben einer vereinfachten Buchhaltung auch weitere Vorteile: 

  • Übersichtliche Geschäftszahlen: Moderne Kassensysteme schaffen einen klaren Überblick über alle Geschäftszahlen und Kassenvorgänge. Das vereinfacht deine Betriebsführung und zugleich die Arbeit für das Finanzamt.

  • Produkt- und Lagerverwaltung: Die Systeme bieten häufig Funktionen, wie die Verwaltung von Produkten, die Anzeige von Produktbeständen und die Erfassung des gesamten Sortiments. Dies erleichtert dir das Bestandsmanagement und die Lagerhaltung.

  • Automatisierte Warenanalysen: Mit Hilfe eines elektronischen Kassensystems kann die Warenanalyse automatisiert und der Prozess für die Nachbestellung vereinfacht werden. 

  • Integration mit anderen Tools: Zusätzliche operative Systeme, wie Bestellsysteme, Reservierungstools und Self-Service-Funktionen, lassen sich einfach in moderne Kassensysteme integrieren.

  • Moderne und preiswerte Hardware verfügbar: Kassenbildschirm, Belegdrucker und Karten-Akzeptanz in einer Hand.

Nutze die Vorteile eines elektronischen Kassensystems und optimiere deine Geschäftsabläufe mit der Gastronomie Registrierkasse von Octobox.

Was muss ich im Umgang mit meiner Kasse und dem Finanzamt beachten?

Verfügt deine Kasse über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, liegt beim Finanzamt grundsätzlich die Vermutung vor, dass deine Aufzeichnungen richtig sind. Dennoch wird das Finanzamt deine Umsatzdaten und Grundaufzeichnungen regelmäßig überprüfen.

Ab 2025 wichtig: Stelle sicher, dass deine Kasse rechtzeitig über ELSTER gemeldet wurde! Die digitale Schnittstelle (DSFinV-K) ermöglicht es, deine Aufzeichnungen für das Finanzamt leicht zu exportieren. Das Finanzamt kontrolliert mittels Prüfsoftware, ob Manipulationen vorgenommen wurden. Ungereimtheiten können als Steuerhinterziehung bewertet werden und hohe Strafen nach sich ziehen.

Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich

Das Gegenstück zur deutschen Kassensicherungsverordnung ist die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz: RKSV) vom 1. April 2017. Beide Gesetze sollen Steuerhinterziehung verhindern und Transparenz gewährleisten. Trotz ihrer Ähnlichkeit gibt es Unterschiede im Umgang mit dem Finanzamt.

Aspekt Deutschland Österreich
Technische Sicherheit Zertifizierte TSE erforderlich Sicherheitseinrichtung mit Signatur erforderlich
Belegerteilung Belegausgabepflicht, papierbasiert oder digital, mit TSE-Daten Belegerteilungspflicht mit Signatur, oft QR-Code
Finanzamtprüfung Regelmäßige Kontrollen durch das Finanzamt  Regelmäßige Kontrollen, Jahresbelegprüfung
Meldepflicht Meldepflicht für alle elektronischen Registrierkassen einschließlich TSE-Details Kassen- und Sicherheitseinrichtungen melden
Konsequenzen Strafen bei Manipulationsnachweis und Nichtbeachtung der Vorschriften Strafen bei Nichtbeachtung der Vorschriften

Aktuelle Übergangsfristen und Änderungen 2025

Zweite Änderungsverordnung zur KassenSichV

Im Juli 2025 wurde der Entwurf für eine zweite Änderungsverordnung zur KassenSichV veröffentlicht. Diese beinhaltet:

  • Verlängerungsoption für die Zertifizierung bestehender Schutzprofile bis zum 26. Februar 2027
  • Vereinfachung der technischen Vorgaben
  • Mehr Rechtssicherheit durch Klarstellungen

Alte Kassen ohne TSE

Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und die GoBD-Anforderungen erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, durften nur bis zum 31.12.2022 verwendet werden. Diese Frist ist abgelaufen! Solche Kassen müssen ersetzt werden.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten Sonderregelungen. Diese müssen ebenfalls mit einer TSE ausgestattet und bis zum 31.7.2025 gemeldet werden, wenn sie vor dem 1.7.2025 nachgerüstet wurden.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die KassenSichV?

Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, darf das seit dem 1. Januar 2023 nur noch mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung (TSE) machen. Ab 2025 kommt hinzu: Versäumnisse bei der elektronischen Meldepflicht können ebenfalls als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Mögliche Strafen im Überblick:

  • Nutzung einer nicht konformen Kasse: bis zu 25.000 €
  • Ausstellen falscher Belege: bis zu 5.000 €
  • NEU: Verstoß gegen die Meldepflicht: bis zu 5.000 €

Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich

Die Bußgelder in Österreich und Deutschland variieren je nach Art des Verstoßes. Insbesondere in Deutschland sind jedoch die Strafen für die Verwendung einer nicht konformen Registrierkasse sehr hoch.

Land  Verstoß Mögliche Strafen
Deutschland Nutzung einer nicht konformen Kasse, falsche Nutzung der TSE Bis zu 25.000 €
Deutschland Ausstellen falscher Belege Bis zu 5000€
Österreich Fehlende Sicherheitseinrichtungen in der Kasse Bis zu 5000€
Österreich Nichterfüllung der Belegerteilungspflicht Bis zu 5000€

Spezifische Strafen und Lösungen für Gastronomie

Auch für alle Gastronomiebetriebe ist die TSE-Kasse seit 2023 verpflichtend. Wird sich dabei nicht an die gesetzlichen Vorgaben gehalten, kann das zu Strafen für Restaurantinhaber führen. Und das ist nicht gerade wenig. Die Verwendung einer nicht konformen Kasse kann in Österreich mit einer Strafe von bis zu 5.000 € geahndet werden. In Deutschland sogar mit bis zu 25.000 €. Es lohnt sich also, sich genauestens über alle rechtlichen Vorgaben zu informieren und in ein zertifiziertes Kassensystem zu investieren. Dadurch können sich Gastronomen nicht nur rechtlich absichern, sondern sie gewährleisten auch transparente und effiziente betriebliche Abläufe.

Bist du bereit? 3 Tipps zur Kassensicherungsverordnung

  • Prüfe deine Meldepflicht: Stelle sicher, dass deine Kasse bis zum 31.7.2025 über ELSTER gemeldet ist (bei Bestandskassen) oder innerhalb eines Monats nach Anschaffung (bei neuen Kassen).

  • Informiere dich über aktuelle Änderungen: Die Kassensicherungsverordnung wird laufend angepasst. Bleibe über Änderungen wie die geplante Verlängerung der Zertifizierungsfristen informiert.

  • Nutze die Digitalisierung: Die elektronische Meldung über ELSTER und moderne Cloud-TSE-Lösungen vereinfachen die Compliance erheblich. Scheue dich nicht vor der Digitalisierung – sie spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Extra-Tipp für die Gastronomie: Profitiere von der Flexibilität moderner Kassensysteme

In der Gastronomie sind schnelle und effiziente Prozesse gefragt. Moderne Kassensysteme, die oft integrierte Funktionen wie Bestellmanagement und Reservierungstools enthalten, helfen dir  nicht nur dabei die Kassensicherheitsverordnung einzuhalten, sondern beschleunigen auch die Betriebsabläufe. Durch den Einsatz von diesen integrierten Systemen, kannst du beispielsweise den Kundenservice verbessern und gleichzeitig sicherstellen, dass jede Transaktion den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

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